ERP en entreprise : tout ce qu’il faut savoir

L’ERP est un logiciel qui rend possible la centralisation en une base unique des différentes données des départements d’une entreprise. Grâce à ses fonctionnalités, il vient à réponse à l’enjeu d’unification des services au sein d’une organisation.

En effet, le développement d’une entreprise repose sur la gestion simultanée de nombreux processus, chacun générant des données. Ce logiciel a alors pour rôle de stocker ces informations et d’en rendre l’accès facile à tous les utilisateurs.

Cet article vous dit tout ce que vous devez savoir sur les logiciels ERP dans une entreprise.

Généralités sur les logiciels ERP

Qu’est-ce qu’un ERP ?

Aussi appelé PGI (Progiciel de Gestion Intégrée), un ERP (Enterprise Resource Planning) est un logiciel dont les fonctionnalités permettent de gérer l’ensemble des services dans une entreprise.

Il unifie les flux de fonctionnement de l’organisation ainsi que les différentes données de ses départements sur une base unique, rendant facile l’accès en cas de besoin.

À quoi ça sert dans une entreprise ?

Au sein d’une entreprise, le logiciel ERP s’occupe des services tels que la gestion de commande, la comptabilité, l’inventaire, la gestion des stocks, les ressources humaines, la gestion de la relation client, etc. Bref, c’est le logiciel du tout-en-un.

Il intègre les différents aspects des différentes divisions de l’entreprise en un système d’information unique accessible par tout le personnel. Cette centralisation de données implique que tous les employés des différents départements de l’entreprise ont accès aux mêmes données.

Ainsi, chaque individu de l’entreprise a l’assurance que les informations sont complètes, correctes et à jour.

En ce qui concerne la direction générale et les différents responsables de départements, ce système logiciel leur facilite le pilotage des activités grâce à des outils avancés de gestion de business process.

Le logiciel PGI constitue un levier majeur qui répond aux problématiques liées à :

• L’accumulation des dysfonctionnements internes ;
• La perturbation de l’organisation par des problèmes de communication interne (entre divisions) ou externe (avec les clients ou les fournisseurs) ;
• La redondance et la lassitude des processus ;
• Le besoin d’homogénéité du système d’information de l’entreprise (logiciel de gestion des talents, comptabilité, facturation, LMS, etc.).

Quels sont les avantages que l’ERP apporte à une entreprise ?

Les PGI présentent un certain nombre d’avantages pour l’organisation des activités en entreprise. En premier lieu, ces systèmes automatisés simplifient les tâches fastidieuses pour améliorer la productivité des employés. Cela réduit aussi le nombre de systèmes logiciels utilisés.

De plus, ils offrent aux responsables une vision globale sur le déroulement des opérations. Ceux-ci seront alors en mesure d’identifier les défis et les opportunités et de prendre en conséquence les bonnes décisions le plus rapidement possible.

Par ailleurs, en centralisant toutes les données sur une même interface ergonomique, il est évident que le logiciel réduit drastiquement le risque de doublons et d’erreurs. Il protège ainsi des erreurs en ce qui concerne les réglementations de sécurité et de confidentialité des informations personnelles.

En outre, les solutions ERP sont le plus souvent accessibles à distance et depuis des appareils mobiles. Cela améliore la flexibilité des utilisateurs. Plus encore, certaines d’entre elles sont dotées de puissants outils de reporting et de prévision pour faciliter la prise de décision pour le futur.

Enfin, les données sont stockées en sécurité avec un logiciel ERP conforme aux lois en vigueur, notamment le RGPD dans l’Union européenne.

ERP et CRM : quelles différences ?

Alors qu’ils ont les mêmes finalités, il ne faut pas confondre un logiciel ERP à un logiciel CRM (Customer Relationship Management). En effet, l’un réduit les dépenses tandis que l’autre améliore les ventes.

En terme plus clair, l’ERP est un logiciel de planification de ressources qui permet d’optimiser les coûts de production de l’entreprise. Le CRM par contre, est un logiciel de gestion de la relation client qui agit sur le marketing et la prospection de l’entreprise pour améliorer ses ventes. Plus d’informations sur le CRM ici.

Comment mettre en place un ERP dans une entreprise ?

On retient que les logiciels ERP permettent de gagner en productivité en mettant en relation l’ensemble des systèmes d’information de l’entreprise pour améliorer les processus. Le logiciel ERP joue alors un rôle important au sein d’une organisation, et c’est pour cela qu’il faut savoir le choisir et l’utiliser.

Choisir un logiciel ERP : comment procéder ?

Il n’est pas facile de choisir son logiciel ERP. En effet, pour réussir ce choix, vous devez entreprendre une vraie réflexion, quel que soit le secteur d’activité de votre entreprise. Voici un guide de choix :

• Identifier vos besoins : le mode de gestion de votre entreprise a-t-il atteint ses limites ? Votre logiciel interne n’est plus adapté à votre activité ? Sollicitez les avis de vos collaborateurs pour faire remonter les problèmes observés et définir vos besoins ;
• Rechercher les solutions ERP disponibles : il s’agit à ce niveau d’établir une liste des logiciels adaptés à vos besoins. Cela se fait par des recherches sur internet, mais aussi en consultant l’avis des professionnels de votre secteur d’activité ;
• Rédiger un cahier de charges : cela permet de connaître la capacité des éditeurs des solutions présélectionnés à répondre avec précision aux besoins identifiés ;
• Lancer un appel d’offres : ici, vous allez inviter les éditeurs à se positionner pour votre projet ;
• Choisir l’ERP : c’est l’étape ultime. Il est important d’exiger une expérimentation en démonstration du logiciel présélectionné, de tenir compte du coût relatif à l’implémentation et à la maintenance du logiciel, de consulter les avis d’utilisateurs et de s’assurer de la mise à jour régulière de la solution ;
• Conclure le contrat : à cette dernière étape, il faut que le contrat stipule clairement les responsabilités de l’éditeur et les clauses de réversibilité des données.

L’implémentation du logiciel

Une fois le logiciel ERP acquis, il ne vous reste qu’à l’implémenter. Pour cela, il suffit de :

• Déployer et faire migrer les données dans votre nouveau système d’information ;
• Tester les paramètres en vue de conditionner le bon fonctionnement du logiciel sur le long terme ;
• Organiser des formations à l’intention des utilisateurs pour leur permettre de tirer le maximum des potentialités du logiciel.

La centralisation et l’automatisation de données améliorent l’organisation d’une entreprise et lui donnent toutes les clés pour son efficacité et sa compétitivité sur son marché. Une optimisation des temps pour une meilleure rentabilité est en outre, une raison de plus pour mettre en place un ERP dans une entreprise.